話し方、書き方が上手になるにはどうすればいいでしょうか？

起承転結
これを意識しながら書くと
分かりやすいと思いますよ

• << 3 ありがとうございます！ 確かに今の私は起承転結を意識せずに文章を考えていたように思います。 明日から起承転結をしっかり考えながら、まとまりのある報告書を書けるよう頑張ります。

「何を求められているか」を意識していますか？
上司がイライラするのは、上司が聞きたいことへの答えが返ってこない、あるいはたどりつくのに時間がかかるからでは？
自分が言いたいことを言うのも大切ですが、相手を意識することで分かりやすさが向上すると思います。

• << 8 ありがとうございます。本当仰る通りです。 求められていることをしっかりと把握し、分かりやすさを心がけようと思います。ただ理解力が乏しいせいか、今はまだ辿り着くまで時間かかるかもですが…意識するようにして少しでも早く出来るよう頑張っていこうと思います。

>> 1 起承転結 これを意識しながら書くと 分かりやすいと思いますよ ありがとうございます！
確かに今の私は起承転結を意識せずに文章を考えていたように思います。
明日から起承転結をしっかり考えながら、まとまりのある報告書を書けるよう頑張ります。

読書

報告書なんて簡単ですよ。

先ず分かり易い報告書の絶対原則、大前提を抑えて下さい。

それは必ず【結論から先に書く】という事です。

報告書なんて、極論言うと、結論だけの１枚でいいんですよ。

では何故、報告書が何枚も必要になるかというと、その結論に至った、根拠と説得力が欲しいからなのです。

10人読んで、10人が分かる根拠。

状況が分からない人に結論だけ見せても、何故そうなったのか分かりませんよね？

だから、最初に結論を見せるのですが、現場の事を良く知らない人が見ても分かるように、結論に至った経緯(データや分析、比較、相関、所感や雑感など)をオマケで添付する訳です。

パワポやワードやエクセルで作っても基本は全部同じ。

①見出し(アジェンダ)資料の順番を入れます。
②結論
③データ
④分析
⑤所感など

結論に至るまでの思考はロジカルシンキングですが、ロジカルなんて簡単ですから。本を買わなくてもロジカルシンキングのHPは無料でありますよ。

ロジカルは、
①目的(結論)
②方法
③優先順位
④方法決定
⑤目的(結論)⇔方法の整合性と一貫性

例えば、最初に目的地(ゴール)を決めます。
目的地が【月】だとしたら、方法(手段)は、ロケットかスペースシャトルになる。方法が自転車だったら、ＥＴ以外は永遠にゴールに到達できない。

この場合、方法が間違えてるので、これを、目的と方法の整合性が無い、と言います。

目的地がｺﾝﾋﾞﾆなら、方法は、自動車・自転車・バイク・徒歩が考えられます。

この場合、優先順位を付けるのです。

時間最優先なら、自動車かバイクが最有力。移動ｺｽﾄ最小なら徒歩が最有力。何を最優先にしたかによって、その方法を選択した、という事に説得力が生まれますよね。

目的地はｺﾝﾋﾞﾆにしたのか。で、どうやって行くの？自転車にしたの？何故？ほう、時間を最優先にしたのか、なるほど、という感じで、報告書を読んだ者に対する、分かりやすく、且つ説得力が生まれるのです。

5です。長く書きましたが、結論から先に必ず書く。

これだけは守って下さい。

結論を最後に出し惜しみすると、資料をダラダラ読ませられてる内に、『結局こいつは何がしたいんだ、何が言いたいんだ。』

と、読んだ人はイライラします。

上司というのは部下が大勢いるから、自分一人の資料や意見だけで何十分、何時間も割かせるのは失礼になるし、ちゃんと見て貰えない可能性があるから、先にガツンと、結論をぶつけるのが大前提です。

そう言えば、職場に部下が55人いるんですが、今の職場に異動になって一番最初に、部下を全員集めて、ロジカルシンキングの研修をしました。

だから僕の所に部下が毎日何人も報告にくるんですが、全員必ず、
『今少しお時間頂けますか？報告が一件あります。』

『結論から申しますと…』

と全員必ず結論から持ってきてくれますよ。
で、こちらが、何故？とか、理由は？とか聞くと、全員簡潔に話してくれます。

だから短い人だと2分前後、長くても一人5分以内で済みます。

こちらも必要に応じて簡潔に一言で指示出しますから。

あくまで仕事のやり取りだけならそれで十分なのです。

>> 2 「何を求められているか」を意識していますか？ 上司がイライラするのは、上司が聞きたいことへの答えが返ってこない、あるいはたどりつくのに時間が… ありがとうございます。本当仰る通りです。
求められていることをしっかりと把握し、分かりやすさを心がけようと思います。ただ理解力が乏しいせいか、今はまだ辿り着くまで時間かかるかもですが…意識するようにして少しでも早く出来るよう頑張っていこうと思います。

本当に良い文は、
難しいものじゃなくて、
誰にでもわかる文だそうです。

うる覚えですが村上春樹が言っていたように思います。

見せる文にはキャッチコピーやタイトルなどコピーライティングは特に大事だと思います。これはなんでも使えます。

あと「ら抜き言葉」は個人的には肌がむず痒くなるような気持ち悪さがあります。
身につけれる→身につけられる

報告書ならある程度雛型があるのでは。
報告書をストーリー立てで書かれても困ると思います。
「報告書　書き方」で検索したら、雛型や書くポイントがまとめてあるサイトがありますよ。
話す時は、他の方がおっしゃるように結論から。簡潔にわかりやすく。

事故報告書なら、書いた事ありますね。元介護員なので、で、それ借りますが。いつ・どこで・誰が誰に何をしたか？(もしくは、誰さんに異変あった事を発見した)で書類書きます。前後に施設ボス・同じ番のリーダーに報告や話あります。で、次、再発防止の為の話を同じ番のリーダーと話し合いして、その結果の書類書いたのを提出する。こんな感じです。電話の場合も最初と手順似てると思います。


あとは、新聞の文章をノートにそのまま書いてみるといい話聞きました。


参考なれば、いいですが(^^)