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新人への仕事の教え方
仕事の教え方についてアドバイス頂けないでしょうか。
パートで事務員として週3日、時短で働いています。
今月初旬に派遣で入って来た事務員さんが居るのですが(Aさんとします)、上司から色々教えてあげて欲しいと言われたので、自分の仕事もしつつ丁寧に教えているつもりなのですが理解して貰えず、どうにか改善出来ないものかと悩んでます。
例えば会議の準備しといてと言われた場合、頼んで来た人に
1 参加者は何人か
2 会議は何時間くらいになるのか
3 プロジェクターを使用するか
4 会議に使用する資料のデータを○○時までにメールで添付して下さい
と言うことを聞いて下さい。
と教えると、Aさんはメモを取りながら「この業務ってなんて業務ですか？」と聞いてきます。
ただの頼まれ仕事なので気にした事もありませんでしたが、「会議の準備かな」と答えると、メモ帳に「会議の準備のやり方」と見出しを書いてノートにまとめています。
その他にも準備しなければいけない物という項目もあり、椅子が足りなければ椅子を追加する、プロジェクターを使用する時はプロジェクターのコンセントをさした状態でOFFにしてセットしておく、資料は人数分コピーしてホチキスをして椅子の前にお茶と一緒に置いておく等を書いてありました。
しっかりとメモを取っているので、2回程一緒に準備しましたが、ノートのおかげもありすんなりと出来ていました。
先日私がどうしても忙しく手が離せない状況だったので、「1人でも出来そうだったらお願いしたいんだけど、メモ見ながらでも大丈夫だし、最後は私もちゃんと確認するからお願い出来ない？」と言うと「確認して貰えるんだったらやってみます！」と言われ任せていました。
30分後くらいに確認して欲しいと言われ見に行くとプロジェクターは置いてあるだけでコンセントがささってない、お茶が用意されてない、椅子が足りない等があったので、もう一度その部分を伝えて2人で補充しました。
私が休みの日にも頼まれたりするようなのですが、どこかしら出来てない部分があったりするようで、上司からも「まだ全部教えきれてない？」と言われてしまいました。
丁寧にかつ簡潔に教えてはいるのですが、私と一緒にやる時は問題なく出来ているのに1人だと何故かミスが出てしまいます。
私の教え方が悪いのでしょうか？
新人に教える事が今までなかったので、どうやって教えればわかりやすいのか悩んでます。
私がマニュアルを作った所でAさんのメモと同じ事を書く事になってしまうので、地道に覚えて貰えるまで一緒にやるしかないのでしょうか？
マニュアルを作って渡し、その後2回くらい監督すれば十分。 上司にはその旨伝え、できないのは彼女の能力だと言えばいい。 教える側に全ての責任がある訳じゃない。 (^^;)
- << 8 レスありがとうございます。 マニュアルも考えてはいたのですが、Aさんのノートの方が断然わかりやすく細かく書かれているので、マニュアルを作る意味が全然ないんです･･･ 上司には「まだ全部教えきれてない？」と聞かれた時に、一通り教えてる事は伝えてます。 上司からAさんの教育をお願いされたからと私自身もしっかり教えなきゃ！とテンパってしまっていたかもしれないです。 もう一度Aさんにわからない部分等聞いてみようと思います。
最終自己チェック表にチェック入れさせてから完了報告させたら？
最後のイスとかお茶とか、備品系が弱いんだよね。
- << 9 レスありがとうございます。 チェック表は凄く良いですね！ 出社したら作りたいと思います。 備品と言うか全体的にどこかしら抜けてる部分があったりする感じです。 書類が途中1ページ飛ばされてるとか、両面印刷すべき所を片面印刷だったり、最終確認後に会議準備をお願いして来た人に「準備出来たので今からでも会議室使用出来ます」といった内容を送るのですが、そのメールを忘れてしまったり･･･といった感じで、備品が弱いって訳でもなさそうです。 ですが、最終チェック項目を作れば今までのミスは改善されると思います。 本当にありがとうございます。
>> 3
マニュアルを作って渡し、その後2回くらい監督すれば十分。 上司にはその旨伝え、できないのは彼女の能力だと言えばいい。 教える側に全ての責任が…
レスありがとうございます。
マニュアルも考えてはいたのですが、Aさんのノートの方が断然わかりやすく細かく書かれているので、マニュアルを作る意味が全然ないんです･･･
上司には「まだ全部教えきれてない？」と聞かれた時に、一通り教えてる事は伝えてます。
上司からAさんの教育をお願いされたからと私自身もしっかり教えなきゃ！とテンパってしまっていたかもしれないです。
もう一度Aさんにわからない部分等聞いてみようと思います。
- << 12 Aさんのノートの方が分かり易いってのとはまた話が別で、マニュアルを渡すことが君が彼女に何を教えたのかという証拠になる。 上司に、君が何を教えたのかを説明したり証明するためにも必要ってことさ。 仕事の指示を受けたり出したりするときも、口頭での指示とは別にメールなどで詳細をやり取りしておくことが誤解やミスを防止するためにも有効な手段になる。 (^^;)
>> 4
最終自己チェック表にチェック入れさせてから完了報告させたら？
最後のイスとかお茶とか、備品系が弱いんだよね。
レスありがとうございます。
チェック表は凄く良いですね！
出社したら作りたいと思います。
備品と言うか全体的にどこかしら抜けてる部分があったりする感じです。
書類が途中1ページ飛ばされてるとか、両面印刷すべき所を片面印刷だったり、最終確認後に会議準備をお願いして来た人に「準備出来たので今からでも会議室使用出来ます」といった内容を送るのですが、そのメールを忘れてしまったり･･･といった感じで、備品が弱いって訳でもなさそうです。
ですが、最終チェック項目を作れば今までのミスは改善されると思います。
本当にありがとうございます。
- << 14 チェック表はいい案ですね！ 新人の傾向として ミスがポロポロ出るのは、単純にキャパオーバーしてるときが多いです。簡単な作業ばかりだと、本人もキャパ超えてるのに気づいてないことも。 １つ１つの作業はとても簡単でも、完全に習慣がついていない内にあれもこれもと情報を詰め込むと、忘れてしまうというミスが出やすいです。 食べ過ぎてリバースしているようなものです。 短い期間で同じことが出来ない場合は、イメージトレーニングを何度もさせるか、同じことを口頭で何度も教えれば誰でも出来るようになります。 そこまでしたくなければ、完璧なメモがあるようですし、気長に待ってれば出来るようになりますよ。 もう少し気楽にかまえてみてはいかがですか。
新人さんへのご指導お疲れ様です！
主さんのやり方良いと思いますよ。
最初にマニュアルがあれば作業全体が把握できるからよかったかなと思いましたが、チェック項目表作ってあげればバッチリだと思います。
新人さん、入って1ヶ月経っていませんよね。
人によっては雰囲気に馴染むだけで労力使ってしまい、誰でも落ち着いて取り組めば簡単にできる作業も所々抜けてしまう人もいます。
だからと言って抜けて良いわけじゃありませんが、慣れるまでは来月1ヶ月くらいはまずやらせてダブルチェックで一緒に確認(責任は主さんが持ってあげる)が良いと思います。
本当はそこまでこの1ヶ月でできてしまえばよかったんですけどね。
上司の方にも、こういう風にすると指導して、チェックリストも渡したのであとは抜けもれないようやってもらうだけです、と伝えておいた方が良いかも知れません。
じゃないと｢ちゃんと教えたって言っても新人さん出来ていないよね｣って思われる可能性もありますし。
GW挟んで抜けもれ出てしまうかも知れないので、最初はフォローしてあげれば主さんも安心できそうです。
本当はそこまでおんぶ抱っこさせてあげる？と思わなくもないんですけどね。
相手に寄るので大変な人は大変かもしれません。
>> 9
レスありがとうございます。
チェック表は凄く良いですね！
出社したら作りたいと思います。
備品と言うか全体的にどこかしら抜けてる部分が…
チェック表はいい案ですね！
新人の傾向として
ミスがポロポロ出るのは、単純にキャパオーバーしてるときが多いです。簡単な作業ばかりだと、本人もキャパ超えてるのに気づいてないことも。
１つ１つの作業はとても簡単でも、完全に習慣がついていない内にあれもこれもと情報を詰め込むと、忘れてしまうというミスが出やすいです。
食べ過ぎてリバースしているようなものです。
短い期間で同じことが出来ない場合は、イメージトレーニングを何度もさせるか、同じことを口頭で何度も教えれば誰でも出来るようになります。
そこまでしたくなければ、完璧なメモがあるようですし、気長に待ってれば出来るようになりますよ。
もう少し気楽にかまえてみてはいかがですか。
©2024 秋山孝
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