書類紛失、どう責任を取れば良いのでしょうか…
都内の認可保育園で働いている保育士六年目の者です。
昨年11月に園で避難訓練（地震→施設の電子機器からの出火を想定）を行い、担当は自分でした。
終わってから実施記録書を作成し、また別に一枚のA4用紙に各クラスの担任にその時の反省等を記入してもらい、全クラス分が集まってから事務所にある自分の引き出しにしまいました。
その一ヶ月後、区による監査が入り（だいぶ前から告知はされていた）、すべての書類をチェックされました。
そこで言われたのが、その全クラスの反省の書類がファイルに挟まっていないということでした。
すぐに提出しようと引き出しを探したのですが…何故か見当たらず…。
監査後も自分の私物のクリアファイル、他の書類を纏めた事務所のファイル、別の職員の引き出し、家にあるクリアファイルなどに間違って入っていないかをくまなく探したのですが、見つかりませんでした。
あらゆる可能性を考えた結果、一つの結論に至りました。
監査の前に、自分の引き出しの中に溜まっていた不必要な書類を整理しようと、いくつかの紙をシュレッダーにかけたのですが、紛失した書類がその中に紛れていたという説です。
書類を自分の担任してるクラスの部屋や、外部に持ち出した記憶は全くありません。引き出しに入れてそのままにしていました。自分の確認不足で、気づかずに誤って処分してしまったとしか考えられません。
思い出してから、すぐ園長に正直に説明しましたが「いやいやその可能性のほうがずっと低いでしょ」「書類があると分かっているのに意図的に自分で処分したわけ？？？」「それじゃ解決には至らないんだけど」と信じてもらえない様子でした。
「私の責任問題にもなってくる。ふざけんななんとかして!!!」とほかの職員も通っている中、廊下でめちゃくちゃ罵倒されました。
自分の不注意による大きすぎるミスであることは間違いありません。これだけありとあらゆる場所を探しても見つからない状況で、一番考えられるという話を受け入れてもらえず、八方塞がりです。もちろん、これが「事実」とは言い切れないので、解決に至らないのもわかります。
自分は、今後どのように対応して責任を取っていけば良いのでしょうか？
そんな大事な書類を、シュレッダーしますかね？
園長先生が怒るのも、ちょっと分かります。
仮にシュレッダーかけてしまったとしたら、あなたは何の書類か見ないでシュレッダーした…という事になりますから。
それはないですよね？
なら探すしかないんです。
あるはずです…と園長先生は言いたいんだと思いますよ。
見つかるまで探しましょう。
あきらめちゃダメです、それが責任です。
机のうしろに落ちてないか、机と机の間、コピー機の近くの書類入れ、いつも使ってないバッグの中、違うファイルの中にはさまってないか…
「まさか」という所にあったりしますよ。
見つけましょう。
- << 7 回答ありがとうございます。今一度、あらゆる場所を探してみたいと思います。
・引き出しの鍵の有無は？
→可能性は同じく低いけど盗難もゼロじゃないですよね。
・そもそも全クラスの反省の書類がファイルに挟まっていないのはなぜ？
→主さんの入れ忘れた理由は？
・実施記録書と反省などの記入用紙は別置き？
→もしシュレッダー行きなら記録書も紛失はしなかったのか。
シュレッダーは一番可能性が高いですが、A4用紙1枚に全クラス分まとめてあったんですか？それとも各クラス1枚？各クラス毎であれば説明に納得がいかない園長の気持ちも分かります。
1枚紛れてたかもしれない、は想像つくけど数枚まとめては意図的にしかできないでしょう。
3さんの仰るように再作成で動いた方がいいのでは？11月なので微妙ですが頭を下げて各クラスの担任に再度反省の記入を。
紛失原因はシュレッダーか盗難か、この二択なら落としどころはシュレッダーに収まるかと。
- << 10 回答ありがとうございます。 ・職員の引き出しに鍵はついていません。誰でも開けられる状態です。 ・単純に引き出しに入れっぱなしにして、そのまま放置してしまいました。 ・記録書と反省の用紙は別物です。一枚の紙に全クラス分をまとめて記入してもらっています。 ・ほかの先生たちに再作成を依頼して、改めて園長に提出したのですが「最初に作ったものが見つからないのが問題だ、根本的な解決にはなってない」と言われてます。
>> 5 主さん、監査は12月にあったんですか？ 見付からないため、今になって問題になってきたんですかね？ 回答ありがとうございます。まさにそういうことです。
- << 13 役所に提出する書類を紛失、ってあまりない事ですからね。 古い日付にして作り直すのって、上の人からすると、文書改竄みたいな感じがして嫌なんだと思いますよ。 元はきちんと作らせてた訳ですから。 自分の管理責任を問われるから、探して欲しいんでしょう。 部下に管理させてたのも少し疑問ですけどね、そんな雑な扱いで。 全員記入して捺印したら、施設管理者が保管しておけばよかったのに。 まあ、行事担当者が管理する書類だったのかもしれませんが。 ちなみに役所は、提出すれば良いという訳ではなく、書類を訓練直後に作成してるかどうかを見るので、無いとなったら、「その時に作らなかったのですか？」となるんですよ。 監査が入ったから作ったのか？ってなる訳です。 「担当者がなくしてしまって…」と事実を伝えても、「なくすような人に担当させてたんですか？」 と言われて、結局園長の責任能力が問われる訳です。 今後は、なくさないように気を付けましょう。
>> 11
回答ありがとうございます。まさにそういうことです。
役所に提出する書類を紛失、ってあまりない事ですからね。
古い日付にして作り直すのって、上の人からすると、文書改竄みたいな感じがして嫌なんだと思いますよ。
元はきちんと作らせてた訳ですから。
自分の管理責任を問われるから、探して欲しいんでしょう。
部下に管理させてたのも少し疑問ですけどね、そんな雑な扱いで。
全員記入して捺印したら、施設管理者が保管しておけばよかったのに。
まあ、行事担当者が管理する書類だったのかもしれませんが。
ちなみに役所は、提出すれば良いという訳ではなく、書類を訓練直後に作成してるかどうかを見るので、無いとなったら、「その時に作らなかったのですか？」となるんですよ。
監査が入ったから作ったのか？ってなる訳です。
「担当者がなくしてしまって…」と事実を伝えても、「なくすような人に担当させてたんですか？」
と言われて、結局園長の責任能力が問われる訳です。
今後は、なくさないように気を付けましょう。
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