話し方、書き方が上手になるにはどうすればいいでしょうか？
物事をストーリー立てて話す、書く技術を身につけるには、どういう努力をすればよろしいでしょうか？
私の仕事内容は、ある事を調査し出た結果をレポート形式で書いて報告するというものです。仕事は5年以上続けており、日々頑張っているつもりなのですが、うまく報告書を書けず上司によく叱られてしまいます。最近では上司と話をした際に「思った事を何でも口に出しすぎていて話の文脈がない、報告書の内容も同じ感じ。そうゆうとこがイライラする」と怒り口調で言われてしまいました。さすがに「イライラする」と言われたことはショックでした…。また、私は相手に言われたことに対して頭の中ですぐに理解できず、返答に困ってしまうことが多くあります。
このままの自分ではダメだと思い、日記を書いたり本を読んで頭の中で物事を整理できるクセを身につけれるよう頑張っていますが、この方法でいいのでしょうか…。日記や本以外にも、うまく話す、書くようになれる何かよい方法はありますでしょうか…。
報告書なんて簡単ですよ。
先ず分かり易い報告書の絶対原則、大前提を抑えて下さい。
それは必ず【結論から先に書く】という事です。
報告書なんて、極論言うと、結論だけの１枚でいいんですよ。
では何故、報告書が何枚も必要になるかというと、その結論に至った、根拠と説得力が欲しいからなのです。
10人読んで、10人が分かる根拠。
状況が分からない人に結論だけ見せても、何故そうなったのか分かりませんよね？
だから、最初に結論を見せるのですが、現場の事を良く知らない人が見ても分かるように、結論に至った経緯(データや分析、比較、相関、所感や雑感など)をオマケで添付する訳です。
パワポやワードやエクセルで作っても基本は全部同じ。
①見出し(アジェンダ)資料の順番を入れます。
②結論
③データ
④分析
⑤所感など
結論に至るまでの思考はロジカルシンキングですが、ロジカルなんて簡単ですから。本を買わなくてもロジカルシンキングのHPは無料でありますよ。
ロジカルは、
①目的(結論)
②方法
③優先順位
④方法決定
⑤目的(結論)⇔方法の整合性と一貫性
例えば、最初に目的地(ゴール)を決めます。
目的地が【月】だとしたら、方法(手段)は、ロケットかスペースシャトルになる。方法が自転車だったら、ＥＴ以外は永遠にゴールに到達できない。
この場合、方法が間違えてるので、これを、目的と方法の整合性が無い、と言います。
目的地がｺﾝﾋﾞﾆなら、方法は、自動車・自転車・バイク・徒歩が考えられます。
この場合、優先順位を付けるのです。
時間最優先なら、自動車かバイクが最有力。移動ｺｽﾄ最小なら徒歩が最有力。何を最優先にしたかによって、その方法を選択した、という事に説得力が生まれますよね。
目的地はｺﾝﾋﾞﾆにしたのか。で、どうやって行くの？自転車にしたの？何故？ほう、時間を最優先にしたのか、なるほど、という感じで、報告書を読んだ者に対する、分かりやすく、且つ説得力が生まれるのです。
©2024 秋山孝
しごとチャンネル 板一覧
